Comment concentrer votre équipe sur des tâches productives


Crédit d'image: Jacob Lund / Shutterstock

Nous sommes entrés dans un monde où le talent sera toujours rare. L’une de vos principales priorités pour 2019 devrait être de créer un plan concret pour identifier et éliminer les activités que les employés ne feront pas en 2020, afin que vos meilleurs talents puissent se concentrer sur ce qui compte.

Heureux 2019! Vous avez probablement été submergé d'articles sur les principales tendances et prévisions pour 2019. Je pense que les conditions du marché ont évolué vers un monde caractérisé par une pénurie permanente de talents. Alors que les affaires deviennent de plus en plus numériques, les programmeurs qualifiés sont en forte demande. Vous devez investir pour attirer et fidéliser les talents de classe mondiale, mais cela ne fera que devenir plus difficile.

Par conséquent, en 2019, vous devez également investir pour faire en sorte que vos talents actuels fassent ce pour quoi vous les avez engagés. Tout le reste est un gaspillage de vos ressources. Pourtant, très peu de dirigeants d’organisation prennent réellement le temps d’écrire un plan qui identifie et cible clairement les activités que vous n’allez pas faire en 2020. Bien que cela paraisse contre-intuitif, trouver le moyen de faire moins devrait faire partie de vos priorités. les plus hautes priorités en 2019. Comment faire pour “faire moins?”

Commencez par vos opérations quotidiennes

Cela peut sembler évident, mais ce sont les employés qui passent la plupart de leur temps dans les activités quotidiennes. Regardez autour de vous la routine et les activités quotidiennes des employés. Je vous garantis que vous trouverez des dizaines d’opportunités de changer ce que les employés font chaque jour. Voici trois domaines à considérer:

1. Éliminer les tâches inutiles

De toute évidence, si vous pouvez complètement arrêter de faire des activités spécifiques, c’est une victoire facile. Cependant, j'espère que vos employés travaillent principalement sur des tâches nécessaires à l'entreprise et qu'il n'y a pas beaucoup d'activités à éliminer.

2. Externaliser des tâches non essentielles

Externaliser les activités non essentielles lorsque cela est possible. La gestion des avantages et l’assistance informatique ne sont probablement pas des activités qui différencient vos produits des clients. Si vous ne l’avez pas déjà fait, envisagez de sous-traiter certaines de ces tâches afin de permettre aux gens de travailler sur des tâches importantes.

3. Investir dans l'automatisation des processus

Les ordinateurs gagnent chez Jeopardy, diagnostiquant des maladies et conduisant des voitures. Avec les processus de base automatisés, vous pouvez générer des réductions de coûts de 50% ou plus. Plus important encore, vous allez abandonner les pratiques commerciales obsolètes, libérer les employés de tâches manuelles fastidieuses et leur permettre de se concentrer sur le travail qui compte.

Cas d'utilisation

Une fois que vous avez examiné vos opérations, il est généralement facile de trouver rapidement des opportunités permettant à l’automatisation des processus métier de réduire les tâches et d’économiser du temps. Voici quelques exemples de clients avec lesquels j'ai travaillé:

  1. Un district scolaire de la maternelle à la 12e année a constaté que les enseignants perdaient du temps à rechercher des approbations auprès de superviseurs. Par exemple, rechercher l'approbation d'un voyage planifié ou d'une demande d'achat. Une solution peu coûteuse et automatisée a éliminé cette étape fastidieuse et les enseignants consacrent désormais plus de temps à l'enseignement.

  2. Un cabinet médical a numérisé ses formulaires d'admission les plus courants. Maintenant, les patients complètent les informations électroniquement. Le personnel du bureau n’a plus à vérifier les erreurs et les médecins gagnent 2 à 4 heures par semaine d’une importance cruciale, car ils n’attendent pas la paperasse. Cela signifie que les médecins passent plus de temps à soigner leurs patients.

  3. Chez un fournisseur indépendant, le paquet d’embarquement des nouveaux employés était passé à 40 articles en raison des exigences réglementaires. Cela a pris des heures à remplir et le personnel des RH a dû tout revérifier, ressaisir les données dans les systèmes et classer les formulaires W-4 et I-9. Le processus électronique a réduit ce délai à 30 minutes seulement. À présent, les ressources humaines se concentrent sur la productivité du nouvel employé.

  4. Une entreprise de construction a constaté que les commandes d’achat prenaient de longues périodes. C’est parce que les utilisateurs ont utilisé de mauvais numéros de pièces ou de prix unitaires – des informations disponibles sous forme électronique en SQL. Ils ont maintenant un processus de bon de commande automatisé qui se connecte à SQL, le remplit et élimine les erreurs. En conséquence, les employés n’attendent pas les pièces et les projets sont réalisés plus rapidement.

Semble familier? J'ai vu des exemples comme celui-ci partout et votre organisation ne fait probablement pas exception. Je sais aussi qu’il est presque impossible de changer si vous, en tant que responsable de l’organisation, n’en faites pas une priorité explicite.

Peu coûteux, des outils simples sont déjà disponibles

Un logiciel de flux de travail moderne rend l'automatisation des processus accessible à tous. J'ai déjà écrit sur les plateformes visuelles à code réduit qui facilitent l'automatisation sans embaucher des programmeurs coûteux. Il n’ya aucune raison d’attendre et vous vous devez de commencer dès aujourd’hui.

Conclusion

La guerre des talents est réelle et permanente – les gagnants seront les organisations capables d'attirer, de fidéliser et de tirer le meilleur parti des talents disponibles. Arrêtez de gaspiller le temps des employés sur des processus manuels avec des solutions de contournement.

L'automatisation des processus à l'aide d'une plateforme visuelle moderne peut potentiellement changer la donne pour votre entreprise. Si vous êtes intelligent, vous allez réinvestir les économies réalisées dans des initiatives numériques afin de pouvoir continuer à profiter des avantages de la transformation numérique.

Ashish Deshpande

CEO de frevvo Inc. Aider les entreprises à atteindre une efficacité opérationnelle grâce à l'automatisation des formulaires dynamiques et des flux de travail. Doctorat de l'Université de Yale

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